Ajankohtaista — Grano — 22.09.2020 — min. lukuaika
Arkiston digitointi tuo runsaasti säästöjä
Yksi yleisimmistä yritysmuuton käynnistäjistä on tavoite päästä modernimpaan työympäristöön. Siihen kuuluvat aina myös liiketoiminnassa tarvittavan tiedon löydettävyys, oikeellisuus sekä tietopalvelujen parantaminen. Valtaosalla yrityksistä on kuitenkin yhä arkistoissaan fyysisessä muodossa olevaa, päivittäin tarvittavaa tietoa, jonka saattaminen sähköiseen muotoon tulee pian ajankohtaiseksi.
Päätös siitä, missä aikataulussa paperitallenteista tullaan luopumaan kokonaan ja siirtymään sähköisiin toimintoprosesseihin on hyvä tehdä viimeistään muuton yhteydessä. Kysymys on investoinnista, jonka hyödyt realisoituvat nopealla aikataululla. Kyseessä on yritykselle arvokkaan informaation säilyttäminen eli piirustusten, paperien tai bittien taltiointi. Pelkästään laadukas digitointi ei riitä. Tärkeää on myös tuottaa ja poimia oikeat metatiedot mukaan, jotta informaatio löytyy tarvittaessa mahdollisimman nopeasti ja tarkasti.
Julkisella puolella asiaan ollaan jo havahduttu ja tarvittavia päätöksiä tehty. Paperitallenteita syntyy kuitenkin edelleen vuosittain yhtä paljon kuin vanhaa saadaan muutettua sähköiseen muotoon. Hyödyt on jo tunnistettu ja Suomen hallituksen päätös digiloikasta kärkihankkeena on oikea. Yritykset seuraavat tässä asiassa perässä.
Kuka ottaa vastuun?
Kenelle päätökset yrityksissä sitten kuuluvat, kun kyseessä ovat asiakirjahallinnon järjestäminen digitaaliseen muotoon sekä tiedonhallintasuunnitelman teko?
Kokemukseni mukaan valtaosassa yrityksistä tiedonhallinnalle ei löydy yhtä selkeää omistajaa. Usein veikataan yleishallintoa ja sen jälkeen IT- tai lakiosastoa. Tämä lienee merkittävä syy siihen, että asiaan havahdutaan vasta muuton yhteydessä. Siinä vaiheessa aletaan puhumaan satojen neliöiden helposti lähestyttävästä tilantarpeesta arkistolle, joka ei sijaitse pahvilaatikoissa, tunkkaisessa ikkunattomassa kellarissa, jossa valot eivät toimi ja jonka avaimet ovat kadoksissa.
Säästöt ulottuvat kustannuksia pidemmälle
Sähköisen arkiston edut verrattaessa perinteiseen eivät rajoitu vain työtehtäviin kuuluviin aikasäästöihin. Riskienhallinta toteutuu tehokkaammin ja lakisääteiset velvoitteet on helpompi hoitaa sekä todentaa sähköisessä ympäristössä. On myös hyvä miettiä, kuinka paljon arkiston viemä tila maksaa ja paljonko toimistotilaa se vie? Usein puhutaan myös, että tarvitaan lisää työtilaa. Voisiko senkin saada arkistoimalla – win-win. Uskon vahvasti, että tässä on yrityksille riittävästi motivaattoria laittaa asiat kuntoon ilman muuttopäätöksen tuomaa apua, painetta ja kiirettä.
Kuten yleensä, hyvä suunnittelu auttaa tässäkin asiassa parempaan lopputulokseen. Kaikki tällä sektorilla tehtävät päätökset vaikuttavat tietojärjestelmien arkkitehtuuriin olennaisella tavalla ja siksi suunnitteluun tulee ottaa mukaan henkilöitä yrityksen eri toiminnoista. Suunniteltu tiedonhallinta tuo yhtenäisen toimintamallin organisaation eri yksiköihin. Sen arvo on vaikeammin mitattavissa, mutta suunnitelmallisuus helpottaa merkittävästi henkilöstön siirtymistä työtehtävistä toiseen yrityksen sisällä.
Harvemmin puhutaan siitä, kuinka paljon kunnossa oleva tiedonhallinta vaikuttaa yrityksen arvoon. IT-johto ymmärtää eri yritysten kesken tehtävän migraation arvon. Kaiken tämän takia olemassa olevan fyysisen arkiston digitoinnin tuoma hyöty ja käytön helppous kannattaa selvittää.
Sähköinen arkistopaikan valinta ja sen haasteet
Käyttöönotto ja kokonaisuuden hahmottaminen tiedonohjaussuunnitelmineen koetaan usein raskaaksi IT-hankkeeksi to-do Roadmapilla. Sen ei tarvitse olla sitä, sillä olemme Granolla tunnistaneet sähköisen arkistoinnin haasteet sekä kehittäneet kevyen ja kustannustehokkaan ratkaisun, joka voidaan integroida osaksi suurempaa kokonaisuutta. Ratkaisun tarjoaa suosittu ja monipuolinen SokoPro-tuoteperheemme. SokoProsta löytyy turvallinen ja helppokäyttöinen sijoituspaikka tiedostoille, kun niiden aktiivikäyttö jää satunnaisemmaksi tai tieto pitää säilyttää lakimääräisenä määrätyn ajan.
Tietoturvasertifioidussa, runsaasti tyytyväisiä käyttäjiä keränneessä SokoProssa tiedostot säilyvät, mutta ovat myös helposti löydettävissä, kun oma väki tai kanssatyöntekijät niitä kaipaavat. Tiedostoja on myös helppo lisätä ja poistaa tarpeen mukaan. Olemme panostaneet palvelussa erityisesti nopeaan käyttöönottoon ja tiedon viemisen helppouteen. Mikä tärkeintä, kaikki tämä on syntynyt asiakkaidemme tarpeita kuunnellen.
Olisiko sinulla aikaa keskustella aiheesta lisää? Grano on valmis.
