Finlands Sjöräddningssällskaps logistik räddades med hjälp av Grano

Situationen i Finlands Sjöräddningssällskaps rf:s lokaler i Brunnsparken i Helsingfors blev besvärlig då lagringen och leveransen av olika material till tiotals medlemsorganisationer tog tid från andra uppgifter. Tack vare Granos logistiktjänster och beställningskanal My Grano håller man sig numera lätt på ytan i Brunnsparken.

Finlands Sjöräddningssällskap rf (SMPS) är centralorganisationen för frivilliga sjöräddningsföreningar. Finlands Sjöräddningssällskap har 59 medlemsföreningar, vars huvuduppgift är att skydda alla som rör sig till sjöss längs kusten och på insjöar i hela landet.

– Alla i våra lokalföreningar är frivilliga, och centralorganisationens byrå har cirka tio anställda. Vi hjälper, räddar, utbildar och kommunicerar omfattande om säkerhet till sjöss, berättar Sjöräddningssällskapets innehållsproducent Oskari Tihinen.

Under årens lopp blev helheten med att hantera och skicka ut sällskapets kommunikationsmaterial så stor att den blev tämligen utmanande för centralorganisationen med små lokaler. Efter att ha undersökt olika alternativ började man således lösa problemet tillsammans med Granos kontaktperson Pia Heinsola.

– Pia började sköta de mest akuta frågorna för oss men presenterade också andra tjänster för att göra vår process smidigare.

Helheten fungerar bra

Av de presenterade tjänsterna tog SMPS i bruk beställningskanalen My Grano. Dessutom lade sällskapet ut materiallogistiken till Grano. Logistiken fungerar smidigt ihop med My Grano-systemet, som används via webbläsaren. Organisationen har en egen lagerplats för sina produkter i Granos lokaler i Vanda. När Granos yrkespersoner sköter exempelvis organiseringen av lagret och packningen av produkterna, frigörs mycket arbetstid hos SMPS:s anställda för andra uppgifter. Lösningarna har visat sig vara så fungerande att man har beslutat att använda dem i allt högre grad.

– Projektet inleddes inom kommunikationen med utvidgades ganska snabbt till att gälla flera av våra sektorer. Lokalerna på vår byrå är begränsade och logistiskt sett är det utmanande att skicka ut material därifrån. Vi ser en stor fördel med att varorna också finns på en plats därifrån post hämtas varje dag.

– Det var en stor grej för oss att få lagerkaoset i ordning och minska tiden som används för packning. Nu har vi tid att fokusera mer på annat arbete tack vare tidsbesparingen, bekräftar SMPS:s expert på medlemstjänster Anna Koponen.

Allt under kontroll med My Grano

Beställningskanalen My Grano har anpassats till SMPS:s behov och varumärke. Oskari berömmer systemets tydlighet, dess omfattande anpassningsmöjligheter och hela projektets lätthet, eftersom SMPS i praktiken endast behövde meddela vilka egenskaper de vill ha i systemet.

– Vi kunde påverka systemets utseende själva och fick tydliga anvisningar för hur det framskrider: fyll i uppgifterna och skicka dem tillbaka till Grano. Efter det saknade systemet endast produkterna, som vi snart kunde lägga till. Processen var mycket enkel vad gäller redigeringen och ibruktagandet av systemet.

SMPS har varit mycket nöjt med My Grano. Systemet underlättar materialhanteringen på många sätt, eftersom exempelvis bokföringen och uppföljningen av saldot nu är mycket lättare än tidigare. Produkterna tar inte plötsligt slut när saldot uppdateras i realtid och kan fyllas på snabbt på distans. Oskari berömmer också Granos flexibilitet, eftersom man kan också lägga sådant material i dess lager som inte hör till Granos utbud av trycksaker. Även dessa produkter läggs till i My Grano för beställning.

– Systemet är mycket flexibelt. Det är inte bundet till att alla våra produkter måste komma från Granos sortiment, utan de tar gärna emot olika produkter som hör till vår verksamhet.

– En annan sak som är bra med My Grano är att produkterna också har bilder och texter, så det är enkelt att introducera exempelvis sommararbetare i användningen av systemet och det är lättare för dem att identifiera rätt produkt. Jag tycker att My Grano är tydlig och mycket fungerande, tillägger Anna.

Mervärdet som Grano skapar syns för alla

Oskari och Anna berättar att Granos tjänster har gjort SMPS:s verksamhet mycket effektivare. Medlemsföreningarna har också märkt detta tydligt och gett mycket beröm för att centralorganisationens verksamhet har utvecklats.

– Som paraplyorganisation kan vi svara på förfrågningar mycket snabbt. Vi har fått bra respons till exempel om att man fick fler broschyrer snabbt överallt i Finland under en brådskande period. Det är lätt att beställa produkter i My Grano och man kan lita på att de skickas ut senast nästa dag och kommer fram redan följande eller därpå följande dag, säger Oskari.

– Det var en lättnad hur lite tid det tar att registrera försändelser i My Grano. Vi kunde slopa många arbetsskeden, konstaterar Anna.

Varje kund är lika viktig

Som organisation är SMPS en liten stor spelare, så att säga, eftersom centralorganisationen drivs med en liten grupp i kompakta lokaler, men den kommunicerar med en stor mängd medlemmar och ordnar bland annat omfattande kursverksamhet utöver att producera material. Granos logistik och beställningskanal My Grano har lämpat sig utmärkt för sällskapets verksamhet.

– På organisationsfältet finns många aktörer med samma behov som vi har. Vi kan rekommendera Granos tjänster, eftersom de sparar så mycket tid. My Grano skulle också vara mycket kostnadseffektivt även om vi hade färre produkter. Man behöver inte har tusentals produkter för att My Grano ska göra skillnad, påpekar Oskari.

Anna betonar i synnerhet Granos personliga kundtjänst:

– Du hittar rätt person att kontakta på Grano. Om de inte kan sköta något genast så återvänder de snabbt till det. Jag tycker att det är nödvändigt att man inte bara arbetar med ett datasystem. Jag anser att det har gett mervärde att ha en verklig person och en bra kontaktperson där.

– Varenda anställd och frivillig hos oss upplever säkert att de gör ett betydelsefullt arbete för ett gott ändamål. På Grano tar man oss på allvar och lyssnar på oss. Det har varit trevligt att se att trots att vi inte är det största företaget är vi ändå en viktig kund, säger Oskari avslutningsvis.