Tapahtumaviestinnän vinkit: Hyvä kutsu on melkein puoli tapahtumaa

Tapahtumat ovat tärkeitä asiakkaan ja yrityksen kohtaamispaikkoja. Niiden järjestämiseen käytetään vuoden mittaan melkoisesti aikaa ja rahaa. Ohessa muutamia asioita, joita kannattaa huomioida tapahtumaviestinnässä.

Yleisö tekee tapahtuman, sanotaan. Onnistuneella tapahtumaviestinnällä varmistetaan, että halutut henkilöt saapuvat paikalle ja osallistujilla on tapahtuman aikana tietoa saatavilla. Tapahtuman jälkihoito on myös tärkeää, jotta tilaisuus ja sen järjestäjä muistetaan myönteisesti.

Ohessa muutamia asioita, joita kannattaa huomioida tapahtumaviestinnässä.

Ennen tapahtumaa

• Resursoi ja budjetoi viestintä kunnolla. Varmista, että käytössäsi on tekijät, rahaa ja sovelias työkalu, jolla viestinnän toteuttaminen onnistuu eri vaiheissa ja eri kanavissa.
• Valitse kohderyhmä. Kutsu erilaisia ihmisiä hieman eri tavoin (esim. VIP-henkilöt vaikka puhelimitse). Käytä eri kanavia luovasti, voit linkata kutsuun vaikkapa videotervehdyksen.
• Tee selkeä kutsuviesti. Kuka kutsuu, mihin kutsutaan, milloin tapahtuma on, missä tapahtuma on, milloin ja miten ilmoittaudutaan, mistä saa lisätietoja – perusasioiden pitää olla kunnossa vaikka kutsu olisikin persoonallinen. Sähköpostikutsussa iskevä otsikko on tärkeä jotta viesti edes avataan.
• Kehotus aktivoi toimintaan. Siksi kutsussa kannattaa olla kehotus ”ilmoittaudu heti”, ”varaa aika kalenteristasi” jne.
• Lähetä kutsut ajoissa. Ihmiset ovat kiireisiä niin töissä kuin yksityiselämässäänkin. Tyypillisin virhe on lähettää kutsut liian myöhään.
• Käytä useampaa kanavaa: sähköposti + kirje on perinteinen mutta tehokas tapa kutsua; kahden kanavan käyttö lisää osallistumista jopa 20 %. Soitto tai myyntikäynnin yhteydessä toimitettu kutsu voi olla myös toimiva tapa.
• Infoa ja muistuta. Muistuta tapahtuman lähestymisestä. Aktivoi ei-vastanneita perustelemalla tapahtuman lisäarvo heille. Anna lisäinfoa tapahtumasta jo ilmoittautuneille.
• Mahdollista myös helppo osallistumisen peruminen. Järjestä automaattinen jonotuslista ulkopuolelle jääneille siten, että peruutuspaikat tulevat myös täytettyä.

Tapahtuman aikana

• Viesti isoissa tapahtumissa sen eri vaiheista ja mahdollisista muutoksista osallistujille esim. tekstiviesteinä.
• Tue vieraiden verkostoitumista ja osallistumista tapahtuman aikana.
• Viesti tapahtumasta soveltuvin osin sosiaalisen median kanavissa. Muista kuitenkin yrityksesi maine ja vieraiden yksityisyys ennen kuin viestit.

Tapahtuman jälkeen

• Kiitä osallistujia ja puhujia/esiintyjiä.
• Jaa mahdolliset esitykset vieraille ja myös niille, jotka eivät tilaisuuteen päässeet.
• Kerää palaute ja hyödynnä se seuraavan vastaavan tilaisuuden järjestämisessä.
• Viesti tapahtuman kohokohdat soveltuvin osin sosiaalisen median kanavissa.

Grano Kutsujen ja ilmoittautumisten hallinta -palvelu on selaimella toimiva kokonaisuus, jolla tehostetaan ja automatisoidaan tapahtumiin liittyviä prosesseja. Palvelu lähettää kutsut sekä kerää osallistujatiedot puolestasi automaattisesti. Granon palvelulla minimoit rutiinityöt ja keskityt onnistuneiden henkilöstö- tai asiakastilaisuuksien sekä koulutusten järjestämiseen.