Takaisin

arkistointi_hero@X2.jpg

Vesivahinko Helsingin keskustassa on jo lähes vuosittainen tapahtuma ja ikävä sellainen. Vahingon korjaaminen ja lisävahinkojen synnyn minimointi on mahdollista pelastuslaitokselta vain, jos sillä on onnettomuuspaikalla käytössään riittävästi tietoa välittömästi. Tämä asia vaatii, että putkien ja kanaalien sijainnit sekä kulkupaikat ovat sähköisessä muodossa. Vahinkopaikka ja ympäristön infra saadaan näin paikallistettua nopeammin, sekä tiedottaminen ja lisävahinkojen estäminen aloitettua välittömästi. Nopeus ja informaation saatavuus on hyvin tärkeää kun jotain tällaista tapahtuu. Miten tiedon nopea saatavuus siis varmistetaan?

Suunnitella kannattaa aina ja tietoa on hyvä vaihtaa ennen aloittamista

Digitointityötä ei usein aloiteta tarpeeksi ajoissa. Aloittamisen esteenä on usein kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan suunnitelman puuttuminen yrityksessä. Digitoinnin hyödyt eivät rajoitu ainoastaan tiedon parempaan löydettävyyteen. Moderni työympäristö vetää puoleensa myös työntekijöitä ja luo luottamusta.

 

Aloita seulonnasta ja järjestämisestä

Aloita organisaatiossasi vuosittainen teemaviikko jolloin jokainen työntekijä käy läpi omia asiakirjojaan. Onko niistä jo arkistokappaleita olemassa, onko niillä ylipäätään arvoa ja minkälaista? Ketä ne voisivat kiinnostaa? Merkitse hävityspäivä näkyviin dokumentteihin, luo oma arvostusjärjestelmä.

Tämän jälkeen pidä prosessi käynnissä (keep your wheels in motion). Näin vältytään siltä, että edeltäjien mappirivistöt eivät jää tulevien työntekijöiden murheeksi ja läpikäytäväksi puutteellisella yrityksen historian ja projektien tuntemuksella. Myös seuraava askel säilytettävän tiedon digitoinnin aloittamisesta on kokonaiskustannukseltaan pieni saatuun hyötyyn nähden. Pidä myös huolta siitä, että prosessien sähköistymisen myötä fyysistä säilytettävää poistuu enemmän kuin sitä vuosittain kertyy.

 

Tiedon nopea saanti säästää aikaa ja auttaa menestymään

Saamalla yhdenmukaisen tiedon sen tarvitsijoille käyttöön samanaikaisesti riippumatta siitä missä paikassa sitä tarvitaan, on asia jonka eteen kannattaa tehdä töitä. Sähköisessä muodossa oleva tieto mahdollistaa tämän ja digitoinnin kertaluonteiset panostukset tulevat takaisin ajan kanssa. Tämän takia kaikkien tulisi aloittaa fyysisessä muodossa olevan tiedon ja sopimusten arvottaminen ja sen jälkeen sähköistäminen. Tiedon nopea käyttöön saanti säästää kaikilta aikaa ja auttaa yrityksiä menestymään.

 

Alusta asti mukana

Meiltä löydät osaamista koko dokumenttien hallinnan arvoketjulle. Olemme skannanneet jo miljoonia dokumentteja (sekä isoja että pieniä) niin yrityksille, julkiselle sektorille kuin yhdistyksille. Tarjoamme paikan missä arkistoida tietoa tietoturvallisesti, helpon käyttöliittymän päässä. Tiedon lopullinen käyttötarve ratkaisee metatietojen määrän ja sen, miten informaatiota voidaan käyttää.

Siispä: stop dreaming and start living sähköisten dokumenttien aikaa.