Takaisin

Granon EMMi Mediapankki helpottaa digitaalista aineistonhallintaa

Kirjoitus on julkaistu 26.10. Kehittyvä elintarvike -verkkosivustolla

Elintarvikkeiden ulkoasu ja pakkauksen visuaalisuus vaikuttavat merkittävästi ostopäätökseen. Myynnin tueksi tarvitaan paljon muutakin kuin pakkaus ja tuotekuva. Kaiken markkinointi- ja myyntimateriaalin aineiston tuotanto, jakaminen ja versionhallinta on tärkeä osa tuotehallintaa: tuotedatan käsittelyä. 

Yksi tiedonhallinnan pääperiaatteista on tallentaa jokainen tieto vain kerran ja mielellään siellä, missä tieto syntyy. Tietoa käyttävät järjestelmät liittyvät toisiinsa siten, että päivittyvä tieto monistuu automaattisesti kaikkialle, missä sitä tarvitaan.

Aineiston osalta ei olla dataan verrattuna yhtä pitkällä, ja vaatimukset järjestelmille ovat hiukan erilaiset pelkän datan käsittelyyn verrattuna. Aineiston tuotantoon liittyy yleensä monivaiheinen prosessi, jossa eri alojen ammattilaiset, kuten valokuvaajat, graafikot ja copywriterit, tuottavat valmista materiaalia. Dataa tuotetaan paljon ennen kuin aineisto on valmis jaeltavaksi ja käytettäväksi.


Aineistopankit avuksi

Aineistonhallinta eli Digital Asset Management (DAM) on yleisnimitys työkaluille ja palveluille, joiden avulla on tarkoitus ratkaista aineistojen tallennukseen, päivittämiseen, siirtämiseen, julkaisuun ja arkistointiin liittyvät asiat. Puhekielessä palvelua kutsutaan kuva- tai mediapankiksi. 

Pakkaukset, tuotekuvat ja markkinointimateriaalit muuttuvat, kun tuotemerkin koko ilme, brändi, uudistetaan. Jotkut brändin tuotteista ovat täysin uusia. Osassa uudistuu vain ilme, ja vanha GTIN-koodi (EAN) säilyy.

Suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Aineistopankin aineistoa versioidaan, kommentoidaan ja jaetaan alkuun sisäisesti mainostoimiston tuotepäälliköiden ja brändin tuotteiden kehittäjien kesken. Järjestelmän käyttöoikeuksin huolehditaan siitä, että suunniteltu julkistus ja uusi ilme eivät paljastu ennenaikaisesti.

Julkistamishetkellä aikaisempi aineisto korvataan omassa aineistopankissa. Sieltä se siirtyy automaattisesti GS1:n Synkka Medi -tietokantaan ja aineistopankkiin sekä päivityksenä keskusliikkeiden järjestelmiin, kauppiaiden verkkosivuille, mobiilisovelluksiin ja tuleviin painettuihin mainosmateriaaleihin. Jos Synkka Mediaa ei ole käytössä, kuva-aineistot löytyvät yrityksen oman aineistopankin julkisesta osiosta, johon ne siirtyvät julkaisuhetkellä ladattavaksi.

Aineistopankki muokkaa yhdestä alkuperäisestä kuvasta tarvittavat versiot oikeaan kokoon ja formaattiin eri kanavien käyttöön. Sähköinen media päivittää uuden aineiston automaattisesti, mutta painetun aineiston ajantasaisuus pitää tarkistaa, jotta ei käytetä vanhentuneita aineistoja.

Tuotekuvien pitäisi noudattaa GS-standardeja, jotta eri toimittajien kuvat olisivat teknisesti ja tyyliltään samankaltaisia.


Tuotetiedoilla oma aineistopankki

GS1:n Synkka Tuote-tietokanta kattaa hyvin päivittäistavarakaupan tuotevalikoiman. Sen rinnalla Synkka Media -aineistopankki on tuotekuvien ja muiden dokumenttien tallennus- ja jakamistyökaluna. Sen tarkoituksena on parantaa tiedon laatua ja vähentää päällekkäistä työtä. 

Helppous ja tietoturva lyövät usein toisiaan korville. Esimerkiksi uudistettua ilmettä ja pakkausta halutaan varjella julkisuudelta julkaisuun saakka, mutta silti sen tulisi olla markkinoinnin ja mainonnan suunnittelijoiden käytettävissä jo etukäteen. Kun julkistamisen aika tulee, pitää uudistunut ilme päivittää mahdollisimman nopeasti kaikkialle, ja vanha siirtää arkistoon.

Digitaalisen aineiston hallintaan tarvitaan järjestelmiä, mutta aineistonhallinta on ennen kaikkea prosessi ja toimintatapa. Järjestelmä hoitaa teknisesti tallennuksen ja tietojen jakamisen, mutta käyttäjien toiminta on aina avainasemassa.

Digitaalisen aineiston kulku tulisi aina ohjeistaa ja dokumentoida selkeästi. Aineistonhallinnan pitää olla jonkun vastuulla, kiinteänä osana toimenkuvaa. Nopeus ja laatu aineiston toimituksessa palkitaan, ja virheettömyys säästää rahaa ja resursseja pitkällä aikavälillä. 

Digitaalisen aineiston hallinnassa suurin investointi ei välttämättä ole järjestelmä tai palvelu, henkilöresurssien varaaminen ja toimintatavan muutoksen läpivieminen.

Jos aineistojen käsittely ja siirtely organisaatiossa vaatii jatkuvaa käsityötä tai päivityksissä on viivettä ja virheitä, kannattaa asiaa tarkastella kriittisesti. Joku saattaa kokea uhkana omien työtehtävien muutoksen, automatisoinnin tai käsityön poistumisen, mutta kehityksen esteeksi ei kannata asettua.


Keskustelevat järjestelmät

Automaattisten julkaisu- ja päivitysprosessien toteuttamiseksi järjestelmissä tulee olla sellaiset rajapinnat, jotka mahdollistavat eri toimittajien ja toimijoiden kytkemisen toisiinsa. Enää ei pitäisi olla järjestelmiä, joissa ei ole avoimia rajapintoja.

Tavallisesti rajapintojen yhteydessä puhutaan termeistä Web Service, REST JSON, SOAP, XML ja niin edelleen. Ne ovat standardeja, joiden avulla järjestelmät keskustelevat keskenään. Niistä on syytä olla hyvä dokumentaatio saatavilla jo ennen hankintapäätöstä, ja niitä kannattaa vilauttaa asiantuntevalle kehittäjälle tai tekniselle konsultille.

Joskus aineistoa voidaan linkittää ja julkaista myös ilman raskaita integraatioita. Toimittaja voi tarjota aineistoja (mm. tuotekuvia) suoralla julkisella linkillä, jonka avulla ne voidaan näyttää suoraan eri sivustoilla ja verkkokaupoissa. Tällöin puhutaan esimerkiksi CDN-ratkaisuista (Content Delivery Network). Valittava ratkaisu riippuu eri toimittajien standardeista, vaaditusta tietoturvatasosta, odotettavissa olevasta kuormituksesta ja monesta muusta tekijästä.

Kaikki palvelut alkavat olla selainkäyttöisiä, ja niihin voidaan turvallisesti avata käyttöoikeuksia myös organisaation ulkopuolisille. Ne ovat parhaimmillaan näyttö- ja päätelaitteisiin mukautuvia ja toimivat myös mobiililaitteilla.

Järjestelmän hankinnan yhteydessä ei kannata sokeasti tuijottaa vaatimusmäärittelylistausta, vaan valita turvallinen kumppani, jolla on kokemusta kyseiseltä toimialalta ja jonka tukipalvelut ja jatkokehitys on turvattu.

Valmiiden tuotteiden käyttöönotto on ratkaisevasti edullisempaa ja turvallisempaa kuin räätälintyönä toteutettavat ratkaisut. Pääosa palvelun hinnasta koostuu vuosittaisista ylläpitokustannuksista. Hyvä järjestelmä ja kokenut järjestelmätoimittaja voivat tuoda aivan uutta näkemystä liiketoimintaan tai luoda uutta – sellaista, jota ei suunnitteluvaiheessa edes osattu kuvitella.

 
Tutustu Granon EMMi-aineistonhallintatyökaluun >>
 
 
 

KATSO VIDEO DIGITAALISESTA AINEISTONHALLINNASTA