Grano ja Valmet – Mappien ja osaluetteloiden uusi elämä digitoinnilla

Maailmanlaajuisesti tunnettu paperi-, kartonki- ja sellukoneiden valmistaja Valmet tarttui Rautpohjan tehtaalla haasteeseen, kun osittain huonokuntoistenkin arkistoaineistojen säilyttämistä ja saatavuutta lähdettiin parantamaan.  Vanhojen mappien ja osaluetteloiden nopea löytyminen koettiin Valmetilla tärkeäksi, joten yritys käynnisti materiaalien digitointiprojektin kumppaninaan Grano. Projektin myötä tuhannet mapit ja osaluettelot digitoitiin, ja aineistot ovat nyt helposti saatavilla globaalisti, tehostaen yrityksen toimintaa ja nopeuttaen prosesseja.

Valmetin Specialist ja Master Data Management -tehtävissä toimiva Mikko Kantala kertoo, että yrityksellä oli kasvava haaste vanhojen aineistojen säilyttämisessä ja saatavuudessa. Erityisesti osaluetteloiden nopean löytämisen tarve korostui, mikä johti päätökseen aloittaa digitointiprojekti.

– Huomasimme, että meillä on paljon kertynyttä mappi- ja osaluetteloaineistoa, joka alkaa ikääntyä. Sen säilyttäminen vie paljon tilaa, ja erityisesti osaluetteloiden kohdalla käytettävyys paperisena on haastavaa, kun niiden löytämiseen ja hakemiseen kuluu paljon aikaa. Tarve materiaaleille on kuitenkin usein kiireellinen joko asiakkaille tai omille myyjillemme, joten saatavuutta sujuvoittaaksemme näimme tarpeelliseksi digitoida aineiston, Mikko kertoo.

– Näimme, että Grano oli meille digitointiprojektiin sopiva kumppani, sillä he tuntevat sekä yrityksemme että aineistomme jo entuudestaan hyvin, Mikko jatkaa.

Tiedot saatavilla sekunneissa

– Tässä projektissa digitoitiin noin 3 500 erillistä mappia ja noin 400 000 sivua osaluetteloita. Grano hoiti skannauksen omissa tiloissaan ja laitteillaan. Me toimitimme heille materiaalin, jota oli monenlaista – osa puhdasta, osa likaista ja kulunutta. Grano pystyi kuitenkin käsittelemään ja skannaamaan kaiken aineiston, jotta se saatiin meille saataville, Mikko kiittelee.

–  Aineistot arkistoidaan sähköisiin järjestelmiimme, jolloin ne ovat globaalisti kaikkien saatavilla ja löydettävissä sekunneissa. Aiemmin aineistot piti hakea fyysesti arkistosta ja skannata erikseen, mikä saattoi kestää jopa päivän, erityisesti jos materiaalien pyytäjät olivat eri aikavyöhykkeillä, Mikko kuvailee.

Pölyiset mapit digitaalisiksi aarteiksi

Valmetin globaali teknologiapäällikkö Kalle Halme kertoo, että Valmet on digitoinut Granon avulla myös asiakkaille aiemmin paperisina toimitettuja huolto-ohjeita sekä säilytettyjä kopioita. Digitoinnin piiriin kuului myös erilaisia piirustuksia. Koska osa aineistosta oli likaisia ja pölyisiä, Grano puhdisti ne ennen digitointia.

–  Arkistoitavaa materiaalia oli todella paljon, tuhansia mappeja ja satojatuhansia sivuja. Meillä ei kuitenkaan ollut tarvittavia resursseja tai laitteita digitointiin. Projektin aikana kartoitimme, mitä aineistoa todennäköisesti tulemme tarvitsemaan ja teimme yhdessä Granon kanssa suunnitelman siitä, miten aineisto tullaan digitoimaan, Kalle kertoo.

–  Digitointi tehostaa Valmetin toimintaa, sillä arkistomateriaali on sen myötä digitaalisesti käytettävissä. Meillä on täällä tehtaalla aineistoa yli 100 maasta, ja lähes kaikissa maissa paikalliset myyjämme hyödyntävät näitä materiaaleja asiakkaita palvellessa, hän lisää.

Materiaalien moninaisuus toi digitointiin haasteita, joissa ammattitaitoinen kumppani oli kullan arvoinen. Osa materiaaleista oli valoa heijastavaa muovia, aika oli kellastanut papereita, ja osa materiaaleista oli osittain vaurioitunut esimerkiksi niihin päätyneiden nesteiden ja ruosteen vaikutuksesta.  

– Erilaisilla systeemeillä, esimerkiksi peilikuvalla skannaamalla saatiin näkymään sellaista materiaalia, mitä edes omalla silmällä ei pystynyt näkemään, Mikko kiittelee.

Grano takasi sujuvan prosessin

–  Granon kanssa meillä on pitkä yhteinen historia, ja tämä yhteistyö sujui todella kivuttomasti. Tutut ihmiset molemmin puolin lisäsivät luottamusta Granoon, eikä meidän tarvinnut juurikaan heitä ohjeistaa. Pistokokeilla tarkistimme materiaalia, mutta työvaiheita ei tarvinnut jatkuvasti valvoa, Mikko kertoo.

– Mielestäni projekti oli todella onnistunut. Saatiin se, mitä haluttiin, ja jopa enemmän kuin uskottiin saavuttavamme. Osa aineistosta oli kuitenkin erittäin haastavaa tässä projektissa, Mikko täsmentää.

Myös Kallen mielestä yhteistyö Granon kanssa sujui mallikkaasti.

– Huomasi, että Grano oli hoitanut vastaavia projekteja aiemminkin, joten yhteistyö oli todella helppoa. Projektin vetovastuu oli selkeästi Granon puolella, Kalle päättää.