Kymen Vesi Oy sähköisti tärkeät dokumentit Granon avulla

Kymen Vesi Oy tarvitsi luotettavan kumppanin, jonka avulla kaikki yrityksen tärkeät aineistot, lain mukaan säilytettävät paperit ja yrityksen liiketoiminnan kannalta kriittiset aineistot digitoitaisiin ja arkistoitaisiin sähköiseen muotoon. Grano astui kuvioihin ja rakensi Kymen Vedelle toimivan SokoPro-portaalin, jonka kautta tietoihin pääsee helposti käsiksi sijainnista riippumatta.

Kymen Vesi Oy tuottaa vesihuoltopalveluja Kymenlaaksossa. Kymen Vesi huolehtii toiminta-alueensa puhtaan veden jakelusta, veden laadusta, huleveden oikeaoppisesta johtamisesta vesistöön sekä jätevesien vastuullisesta puhdistamisesta. Yrityksessä työskentelee noin 60 työntekijää.

Kaisa Jyrälä toimii Kymen Veden talouspäällikkönä. Hän on työskennellyt lähes 10 vuotta Kymen Vesi Oy:ssä erilaisissa talouden ja hallinnon tehtävissä.

Sini Latvela työskentelee Kymen Veden toimistosihteerinä. Hän aloitti uransa opintojen myötä ollessaan harjoittelijana Kymen Vedellä. Harjoittelun jälkeen hän jäi projektityöntekijäksi, jonka tarkoitus oli työstää arkistointia ja arkiston järjestämistä. Tänä päivänä hän toimii vakituisena toimistosihteerinä. 

Granon ja Kymen Veden yhteistyö lähti asiakirjojen sähköistämisestä

Yhteistyö Granon kanssa käynnistyi vuosien 2019–2020 aikana. Granon avainasiakaspäällikkö Janne Partanen kertoo, että digitoimalla suuren aineiston taattiin tietoturvallisuus.

– Digitoitavana oli paljon erilaisia dokumentteja, hyllymetreittäin liittymissopimuksia sekä teknistä dokumentaatiota. Sähköistämällä kaikki nämä tiedot varmistettiin, että ne eivät katoaisi, Janne toteaa.

– Meille oli tärkeää, että kaikki tehdään huolellisesti ja luotettavasti, tietosuoja, tietoturvallisuus ja aineiston vahingoittumattomuus huomioiden. Toivoimme paikallista kumppania, jotta aineistoa ei tarvinnut lähettää minnekään kauas, vaan sen olisi tarvittaessa saanut takaisin nopeastikin. Toivoimme myös, että työ voitaisiin tehdä vähän kerrallaan, eikä niin, että meidän olisi pitänyt pakata koko arkisto kerralla. Projektin ei siis tarvinnut olla nopeasti valmis. Myös yhteistyön ja viestinnän sujuvuus oli meille tärkeää, Kaisa ja Sini kertovat projektin alkutaipaleista.

– Asiakirjoja piti saada sähköiseen muotoon saavutettavuuden vuoksi. Kymen Vedellä on työntekijöitä eri toimipisteissä, joten heidän on päästävä sähköisesti käsiksi tarvittavaan materiaaliin mistä tahansa, he lisäävät.

– Sähköiseen muotoon siirtäminen oli mahdollista niin, ettei alkuperäinen materiaali vahingoitu, avaavat molemmat yhteistyöstä.

Digitoinnin yhteydessä Grano teki digitoitavaan materiaaliin tekstintunnistusta sekä tallensi erilaisia haku- ja indeksitietoja, joita SokoPro-portaali tukee.

– Tieto on nyt myös helpommin löydettävissä hakutoiminnon avulla, he lisäävät.

SokoPro olennaisena osana projektia

Kymen Vesi päätyi käyttämään SokoPro 2.0 -portaalia, johon Grano vei kaikki digitoidut tiedot. SokoPro luotiin Kymen Veden toiveiden mukaan, jotta se olisi mahdollisimman helppokäyttöinen ja yrityksen näköinen.

Portaaliin tallennettiin myös kokouskutsut, pöytäkirjat ja investointipäätökset. Lisäksi niin kutsutut syntysähköiset sopimukset eivät päädy tulevaisuudessa eri paikkaan kuin muut sähköiset aineistot. Nyt kokonaisuus toimii Kymen Veden toivomalla tavalla.

SokoPron kautta hoituu myös kaikki suurempiin Kymen Veden hankintoihin liittyvät kilpailutukset.

Arkistointi ja digitointi tekivät tiedoista saavutettavia

Kaisa ja Sini kertovat, että heille suurin hyöty arkistoinnista ja digitoinnista oli saavutettavuus etenkin, kun etätyö on lisääntynyt yrityksessä. He kehuvat Granoa työn onnistumisesta ja siitä, että kaikki tehtiin luotettavasti ja turvallisuus huomioiden:

– Materiaalit palautettiin ajallaan ja aineisto oli huolellisesti skannattu. Skannauksia tehneet työntekijät ilmoittivat nopeasti esiin tulleista poikkeuksista esimerkiksi tyhjistä kansioista ja vastaavista. Viestintä Granon kanssa toimi hyvin.

Kaisa ja Sini toteavat lopuksi, että suosittelisivat Granoa kumppaniksi vastaaviin töihin:

– Grano varmisti meidän tarpeemme hyvin tarkkaan ja vaatimuksemme täytettiin.


Kaikki digitoinnin ratkaisut yhden linkin takaa >>

Ota yhteyttä