Svea Ekonomin mappirivit väistyivät digiarkiston tieltä

Uusiin toimitiloihin muuttanut Svea Ekonomi ei huolinut mukaansa kuin digitoidun arkiston sisältäneet kovalevyt. Urakan myötä myös toimintatavat päivittyivät paperista digiin.  

Kaikki lähti liikkeelle syksyllä 2015, kun rahoitus- ja perintäyhtiö Svea Ekonomi havaitsi tarvitsevansa uudet toimitilat. Jo hyvissä ajoin, ennen kuin uusia toimitiloja oli edes löytynyt, svealaiset ryhtyivät pohtimaan, mitä tehdä paperiarkistolle. Sadan neliömetrin kokoinen arkistohuone oli täynnä luottamuksellista tietoa sisältäviä mappeja, kaikkiaan reilut 3000 kappaletta, eikä niiden muuttaminen tuntunut järkevältä ratkaisulta.

Svealaiset pyysivät Granon apuun. Kun lähtötilanne ja tavoitteet oli kartoitettu, Granon tiimi ryhtyi digitointiurakkaan: niitit ja klemmarit poistettiin ja mappi kerrallaan arkisto muuttui ykkösiksi ja nolliksi. Paperiset dokumentit hävitettiin tietoturvasta huolehtien, ja mapit vietiin kierrätykseen.

Näin Svea siirtyi paperittomaan digitoimistoon vuoden 2016 alussa.

Samoihin aikoihin myös muutto tuli ajankohtaiseksi. Muuttovalmistelujen aikana svealaiset huomasivat, että mappeja ja säilytettäviä dokumentteja löytyy runsaasti myös työhuoneista ja kirjahyllyistä. Ne päätettiin pakata muuttolaatikoihin ja kuljettaa Granon tiloihin Espooseen digitoitaviksi ja sieltä eteenpäin tuhottaviksi. Uusiin toimitiloihin pääsivät vain digitoituja dokumentteja sisältäneet kovalevyt.

Sen lisäksi, että paperiarkisto muuttui digitaaliseksi, muuttuivat myös Svean toimintatavat. Sopimukset, tiliotteet, laskut ja muut dokumentit tallennetaan nyt suoraan tai skannataan pdf-tiedostoiksi, ja tieto on helposti löydettävissä ja käytettävissä, ilman paperipölyä.

Svea Ekonomin talouspäällikkö Jukka Rytkönen kertoo: 

– Yhteistyö Granon kanssa sujui mutkattomasti. Varmuus ja tietoturvallisuus oli hyvin huomioitu, aineiston sisältäessä mm. tiliotteita ja muuta kirjanpidon materiaalia sekä muuta ehdottoman luottamuksellista aineistoa. Projekti herätti myös jokaisen osastomme päivittämään sisäiset prosessinsa vastaamaan digiaikaa. Projektin aikana vaihdoimme toimitiloja, mutta silti projekti sujui mallikkaasti. Itse asiassa Grano jopa auttoi meitä muuttoruljanssissa tarjoten myös väliaikaista apua materiaalin säilytyksessä. Kaiken kaikkiaan digitointiprojekti sujui mahtavasti ja Grano tarjosi ratkaisuillaan enemmän, kuin aluksi ajattelimme!

Juttu on julkaistu alun perin 31.10.2016 ja sitä on päivitetty 27.10.2022.