Takaisin

Granon blogikirjoitus digitaalisesta aineistonhallinnasta

Yhä suurempi osa yritysten aineettomasta varallisuudesta on nykyisin digitaalisessa muodossa. Jos digitaalisten aineistojen hallintaa (DAM) ei tehdä fiksusti, edessä on helposti kaaos. Mistä voi tunnistaa hyvän DAM-järjestelmän?

Myyjä joutuu käyttämään tuntikausia etsiäkseen tarjousehdot, jotka tuotepäällikkö vannoo tallentaneensa ”jonnekin” yrityksen verkkolevylle.

Verkkosivuhanke lyödään kesän ajaksi jäihin, sillä kuvien ja tekstien viimeisimmät versiot makaavat hujan hajan lomalaisten läppäreillä, joille muilla ei ole pääsyä.

Google Drivestä ei koskaan löydä tarvitsemaansa, koska kaikki työntekijät nimeävät tiedostot hieman eri logiikalla.

Kuulostaako tutulta?

Yllä kuvatut tilanteet ovat arkea yrityksissä, joissa digitaalisen aiheiston hallinta ontuu. Laadukas järjestelmä digiaineistojen käyttöä varten voikin helpottaa arkea huomattavasti. Tällaisesta järjestelmästä käytetään usein nimitystä DAM eli digital asset management.

Vaikka DAM suomennetaan yleensä termillä digitaalinen aineistonhallinta, kyseessä on enemmän kuin pelkkä kuvapankki tai aineistojen jakelujärjestelmä. Osuvampi suomennos olisi digitaalisen omaisuuden tai varallisuuden hallinta. 

Vastuuta digitaalisesta omaisuudesta ei kannata antaa ihan mille tahansa järjestelmälle. Onnistuneen ratkaisun tunnistaa muun muassa siitä, että aineistoihin pääsee kätevästi käsiksi mistä tahansa, myös mobiililaitteella. Myös hakutoiminnon nopeus ja kattavuus – tekstihaku, metadatahaku, ristiinhaku – erottavat hyvän järjestelmän keskinkertaisesta.

Kun olet valitsemassa DAM-järjestelmää, tutki huolellisesti, että ainakin seuraavat ominaisuudet ovat kunnossa:

Käyttäjänhallinta ja käyttäjäryhmien määrittely

Arkisen käyttökokemuksen kannalta on tärkeää, että digitaaliset aineistot asuvat järjestelmässä, jonka avulla voi helposti ja nopeasti luoda eritasoisia käyttäjäryhmiä ja osoittaa heille erilaisia toimintoja. Järjestelmään rakennettu henkilökohtainen käyttäjäprofiili sallii työntekijälle pääsyn juuri niihin ryhmiin, joiden käyttöön hänellä on oikeus. Tarvittaessa oikeuden voi antaa myös firman ulkopuolisille käyttäjille. Jotkut aineistot voi pitää täysin julkisinakin.

Aineistojen jakaminen

Yleensä ei riitä, että aineistot ovat hyvässä tallessa DAM-järjestelmässä. Niitä täytyy myös pystyä jakamaan käyttäjille nopeasti ja turvallisesti. Järjestelmään voi esimerkiksi rakentaa keräilykorin tai latauslinkin, joiden kautta ihmiset voivat itse päästä käsiksi käyttötarkoitukseen sopivaan aineistoon.

Versionhallinta

DAM-järjestelmässä aineisto tarkoittaa paljon muutakin kuin vain sitä kuvaa tai dokumenttia, joka näkyy päällepäin. Takaa saattaa löytyä esimerkiksi pitkä historia vanhempia versioita. Jos aineisto on jaettu linkillä, fiksu järjestelmä päivittää sen automaattisesti uusimpaan versioon. Myös vanhat versiot pysyvät kuitenkin tallessa ja voidaan tarvittaessa palauttaa helposti.

Oikeaoppiseen järjestelmään kuuluu myös mahdollisuus käyttää aineistosta erilaisia versioita eri käyttötarkoituksiin ja konvertoida ne automaattisesti, esimerkiksi ilman kuvankäsittelyohjelmia. Konversioita käyttämällä varmistetaan, että aineistosta saadaan aina laadultaan ja kooltaan käyttötarkoituksen mukainen versio. Näin esimerkiksi verkkosivulla käytettyyn kuvaan ei epähuomiossa päädy ulkomainoksen vaatima kuvakoko tai -tiedostotyyppi.

Metadata ja rikastaminen

Metadata tarkoittaa kaikenlaista tietoa, jota vaikkapa kuvatiedoston kylkeen voidaan liittää. Se voi esimerkiksi kertoa, missä ja milloin kuva on otettu, mitä kuva esittää ja kuka kuvan on ottanut. Vielä enemmän hyötyä metatiedoista on sellaisten tuotekuvien kanssa, joihin voidaan liittää määrämuotoista ja vakioitua tietoa, esimerkiksi EAN-koodi tai hinnat.

Metadata helpottaa erilaisten aineistojen löytymistä DAM-järjestelmän sisällä – ja integraatioiden avulla myös eri järjestelmien välillä. Isoistakin kuvamassoista on helppo poimia juuri oikeat kuvat, jos käytettävissä on sopivat metahakukriteerit. Kuva ilman metadataa onkin vain kuva, vasta metadata tekee siitä aineiston. Ja mitä laadukkaampaa metadata on, sitä arvokkaampi on myös aineisto.

Integraatiot ja rajapinnat

Niin digitaalisten aineistojen hallinnassa kuin tietotekniikassa ylipäätään pyritään yleensä rakentamaan tietyille tiedoille yksi keskitetty paikka, jossa niitä hallinnoidaan. Näin vältytään päällekkäiseltä työltä, kun samaa dataa ei tarvitse tuoda erikseen moneen eri paikkaan. Eri järjestelmien välisissä integraatioissa tarvitaan apuna ohjelmointirajapintoja – englanniksi application programming interface eli lyhyemmin API – joiden välityksellä eri ohjelmat voivat tehdä pyyntöjä ja vaihtaa tietoja keskenään.

Yhä useammat yritykset haluavat käyttää digitaalisia aineistoja ja niiden sisältämiä tietoja muualtakin kuin DAM-järjestelmän käyttöliittymästä. Integraatiohyötyjen kannalta onkin erittäin tärkeää varmistaa, että järjestelmien välillä on käytössä laadukas API, jonka läpi esimerkiksi kuvien metadata ja konversiot toimivat sujuvasti.

* * * * *

Digitaalinen aineistonhallinta voi ensi alkuun kuulostaa teknisesti haastavalta, mutta käytännössä siinä pärjää varsin pitkälle ihan maalaisjärjellä. DAM-aineistohallintajärjestelmän tehtävä on helpottaa arkea ja auttaa ottamaan vastaan tulevaisuuden haasteet, ei lisätä teknologisia paineita.

Jos järjestelmien ja prosessien yhteensovittaminen omin voimin arveluttaa, Granosta saa apua. Meillä on vuosien kokemus aineistojen digitaalisesta hallinnoinnista ja tiedostojen käyttämisestä myös automaattisissa prosesseissa. Osaamme yhdistää joustavasti erilaiset järjestelmät ja prosessit toisiinsa, mikä säästää kaikkien aikaa, rahaa ja hermoja.

 

Katso alta Granon asiantuntijan Petteri Paanasen esitys digitaalisesta aineistonhallinnasta liiketoiminnan palveluksessa:

 

Tutustu Granon aineistonhallinnan ratkaisuihin >>