Ajankohtaista — Grano — 3.02.2022 — min. lukuaika
Kolmannen pandemiavuoden alettua on hyvä hetki pohtia, mitä uutta aikamme voisikaan tuoda toimitiloihin. Teollisuuslaitokset toki jatkavat toimintaansa pääosin kuten ennen: koneita on mahdoton käyttää ja työvaiheita suorittaa etäältä. Kuluttajakauppaakin käydään edelleen myös kivijalassa. Keskityn pohtimaan tiloja, jotka ovat pandemian myötä autioituneet, ja joissa toisen ihmisen tapaaminen on vaatinut ennalta sopimista tai on iloinen sattuma. Näitä tiloja riittää, enkä liene ainoa, joka on toimiston aavemaisessa hiljaisuudessa pelästynyt nurkan takaa eteen ilmestynyttä kollegaansa.
Ajassa ennen pandemiaa toimitiloissa keskityttiin työskentelyergonomiaan: tilankäytön sopivuuteen työskentelymalliin, jossa työntekijän paikka oli pääosin näytön ja tuolin välissä, näppäimistöllä ja hiirellä työtehtäviä operoimassa. Mahdollisesti aika ajoin kokoonnuttiin tiimin kanssa neuvottelutiloihin tai vetäydyttiin puhelimen kanssa äänieristettyyn koppiin. Osa organisaatioista oli järjestellyt tiloihinsa myös viihtyisiä hyvinvointia edistäviä alueita, jotka mahdollistivat mukautuvat työasennot sekä joustavat ryhmätyöskentelytavat. Hyvässä toimitilassa panostettiin ergonomiaan, akustiikkaan, valaistukseen ja muihin traditionaalisiin toimistotyöläisen hyvinvointia ja viihtyvyyttä edistäviin tekijöihin. Asiakkaille ja muille vieraille riitti neuvottelutila, jonka oven sai suljettua. Kahvi ja pulla tai muut virvokkeet olivat kiva lisä varsinkin silloin, jos lounas oli jäänyt syömättä.
Miltä toimistossa näyttää nyt kun henkilökunta on kaikonnut kuka minnekin? Osa työskentelee kotoaan, joku vapaa-ajan asunnoltaan, yksi on vuokrannut oman työhuoneen ja onnekkain on karannut auringon alle puhumaan puhelunsa palmun katveesta. Millainen rooli toimitilalla on uudessa arjessamme, jossa työssä ollaan virtuaalisesti läsnä, mutta konttorilla ei ole paikalla juuri kukaan?
Uusi aika muokkaa toimitilojen roolia
Moni organisaatio on kulukurin äärellä päätynyt jo mukauttamaan toimitilojaan: tila on mahdollisesti vaihdettu pienempään tai useita toimitiloja yhdistelty saman katon alle. Kiinteät henkilökohtaiset työpisteet on raivattu pois sieltä, missä niitä vielä on ollut jäljellä. Työntekijät ovat tyhjentäneet työpöytänsä ja kantaneet henkilökohtaiset kahvikuppinsa kotiinsa jo aikaa sitten. Työpisteistä on tullut geneerisiä, persoonattomia työskentelyalustoja, joiden varaus henkilökohtaiseen käyttöön suoritetaan mahdollisesti ennalta. Tämä murros on toki ollut nähtävissä jo ennen pandemiaa, mutta monelta oma ”pulpetti” on kadonnut vasta uuden ajan myötä.
Työskentely poissa konttorilta on tuonut monelle irrallisuuden tunteen: kokemus tiimityöskentelystä jäänee ohuemmaksi silloin kun kollegoita tapaa vain kuvaruudun välityksellä. Hiljaista tietoa ei siirry senkään vertaa kuin ennen. Kahvipöytä- ja käytäväkeskustelut jäävät kokematta, toisaalta tämä mahdollistaa monelle työskentelyn tehokkaasti ilman keskeytyksiä. Esimiestyöskentely on vaatinut entistä syvempää luottamusta. Etäkokoukset toimivat informaatiovaihdannassa mutta dialogin monimuotoisuus jää ohueksi ja mahdolliset piiloviestit huomaamatta. Kehonkielen tulkinnasta voi vain haaveilla, varsinkin silloin kun keskustelukumppanin kamera pysyy visusti kiinni. Omissa ympyröissä työskentely ja työmatkoista luopuminen on kuitenkin vapauttanut monelle merkittävästi lisää päivittäistä vapaa-aikaa esimerkiksi perheelle tai harrastuksille. Joustava työskentelypaikka on ollut monelle mieluisa alun muutosshokin jälkeen, mutta kokemus etätyöstä on yksilöllinen. Osa kaipaa edelleen työyhteisöään ja työskentelyä ihmisten ympäröimänä, vain ja ainoastaan työlle varatussa tilassa.
Työskentelylokaatiomme ovat kokeneet lyhyessä ajassa merkittävän muutoksen. Onko sama nähtävissä tyhjiksi jääneissä toimitiloissa? Tuskin, sillä poissa silmistä on varsin usein myös poissa mielestä. Hektisen ja alati muuttuvan työn äärellä tyhjentynyt toimitila on ollut harvalla ajatusten keskiössä, joku ehkä vielä odottaa sen palaamista entiseen kukoistukseensa. Itse toivoisin näkeväni merkittävän muutoksen. Tiimien ajoittainen kokoontumistarve ja halu silloin tällöin vuorovaikuttamiseen kasvokkain tuskin tulee poistumaan. Asiakassuhteita on opittu viime vuosien aikana luomaan ja ylläpitämään myös etänä, puhelimen ja etäneuvottelun keinoin. Silti moni kaipaa myös asiakkaansa tapaamista kasvokkain edes joskus. Luomme luottamuksellisia suhteita omalla persoonallamme, dialogi saa yleensä uusia tasoja silloin, kun sitä käydään kasvokkain.
Elämyksellinen tilailme
Entä jos jatkossa pyrkisimme luomaan toimitiloja, joihin kokoontuminen tuntuisi omalle henkilöstölle odotetulta viikon tai kuukauden kohokohdalta? Tilaan voitaisiin kokoontua vaikka yhteiselle aamiaiselle lähikahvilan ollessa suljettuna. Tai miksei onnistunutta suoritusta juhlittaisi viikon päätteeksi kuohuvan äärellä? Kuihtuneiden viherkasvien ja jääkaappiin hapantuneiden kahvimaitojen sijaan konttorilla voisi odottaa elämyksellinen vierailukeskus, joka antaisi inspiroivat puitteet voimaannuttavalle dialogille ja uuden luomiselle. Toimitilaan voisi olla työpistearmeijan sijaan pystytetty vaikkapa organisaation historiasta kertova näyttely, näyttävä showroom tai ehkä näiden yhdistelmä. Värit, kuvat, valot ja äänet sekä digitaaliset ja suurkuvan keinoin toteutetut pinnat antavat valtavasti mahdollisuuksia oman viestin välittämiseen. Toimitila voisi olla tulevaisuudessa elämyksellinen ympäristö, jossa yritysilme ja -tarina eivät olisi vain logo tai yksittäinen taulu seinällä. Vierailu antaisi myös asiakkaille mieleenpainuvan elämyksellisen kokemuksen. Myönsimme tai emme, toimitila kuitenkin muokkaa yksilön mielikuvaa koko yrityksestä. Tilan ilme voisi olla vuosikellon mukaisesti päivittyvä ja tarjoaisi näin uutta myös jo kertaalleen käyneelle. Kokemuksen ei tarvitse olla sirkushuvia, mutta sen soisi jättävän muistijäljen, jollaista ei perinteisellä pullakahvilla ole saavutettavissa.
Millainen elämyksellinen vierailukeskus sopisi teidän tarinaanne ja ilmeeseenne?
Maija Hirvonen
Avainasiakaspäällikkö, Grano Oy
Juttu on julkaistu alun perin 3.02.2022 ja sitä on päivitetty 6.02.2024.
